Vorlagenmanager (Template Manager)

Einführung

Eine Vorlage zu erstellen ist genauso einfach wie das Erstellen eines Formulars. Falls Sie jedoch mehrere ähnliche oder sogar identische Formulare benötigen, empfiehlt es sich zunächst eine Vorlage anzulegen. Anschließend können Sie daraus mit nur wenigen Klicks die benötigten Formulare erstellen.

Der Vorlagenmanager

Um zum Vorlagenmanager zu gelangen, gehen Sie in den Form Manager und klicken Sie dort auf das Dropdown-Menü rechts neben der Schaltfläche „Create Form“. Wählen Sie dann „More templates“ (weitere Vorlagen).

Ein Formular aus einer Vorlage erstellen

Um ein Formular aus einer Vorlage zu erstellen, befolgen Sie bitte diese Schritte:

1. Klicken Sie im Vorlagenmanager bei der gewünschten Vorlage auf die Schaltfläche „Actions“.
2. Klicken Sie auf Create Form.
3. Der Form Builder öffnet sich und zeigt die Vorlage in der Vorschau an.
4. Klicken Sie auf Save.

Eine Vorlage erstellen

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Create Template.
3. Der Form Builder öffnet sich, allerdings wird diesmal eine Vorlage erstellt.
4. Fügen Sie die benötigten Felder hinzu und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf Save.

Eine Vorlage bearbeiten

Um eine Vorlage zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie bei der zu bearbeitenden Vorlage auf die Schaltfläche Actions.
3. Klicken Sie auf Update.
4. Der Form Builder öffnet sich, nun zum Bearbeiten der Vorlage.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
6. Klicken Sie auf Save.

Eine Vorlage freigeben

Um eine Vorlage freizugeben, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf die Schaltfläche Actions.
3. Klicken Sie auf Update.
4. Shared With: Über diese Funktion können Sie die Vorlage mit anderen Nutzern teilen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
   • None: Die Vorlage ist nur für den Ersteller sichtbar (abgesehen vom Administrator, der alle Vorlagen sehen kann).
   • Everyone: Die Vorlage ist für alle Nutzer der Anwendung sichtbar. Nur Manager können eine Vorlage für „Everyone“ freigeben.
   • Specific users: Ermöglicht Ihnen, die Nutzer auszuwählen, die die Vorlage sehen können. Dazugehörige Berechtigungen enthalten das Wort „Shared“ im Namen. Beispiele: viewSharedTemplates, editSharedTemplates, deleteSharedTemplates.

     Wichtig! Beachten Sie, dass, obwohl ein Nutzer eine Vorlage für einen anderen Nutzer freigeben kann, dieser andere Nutzer die erforderlichen Berechtigungen für die jeweilige Aktion (Anzeigen, Bearbeiten, Löschen etc.) besitzen muss. Wenn Sie die Vorlage beispielsweise für zwei Nutzer mit unterschiedlichen Rollen freigeben – „Basic User“ und „Editor“ –, könnte der Basic User das Formular nur verwenden, um daraus ein eigenes Formular zu erstellen, während der Editor Zugriff auf den Form Builder hätte, um die Vorlage zu aktualisieren.

Eine Vorlage bewerben

Durch das Bewerben (Promoting) einer Vorlage können Sie ein Formular direkt erstellen, ohne in den Vorlagenmanager gehen zu müssen. Sie können es dann direkt über das Dropdown-Menü rechts neben der „Create Form“-Schaltfläche auswählen.

Um eine Vorlage zu bewerben, befolgen Sie bitte diese Schritte:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf die Schaltfläche Actions.
3. Klicken Sie auf Settings.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Promoted.
5. Klicken Sie auf Update.

Hinweis: Standardmäßig zeigt das Dropdown-Menü für beworbene (Promoted) Vorlagen die letzten 5 aktualisierten Vorlagen an.

Einer Vorlage eine Kategorie hinzufügen

Um einer Vorlage eine Kategorie hinzuzufügen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf die Schaltfläche Actions.
3. Klicken Sie auf Settings.
4. Wählen Sie eine Kategorie aus.
5. Klicken Sie auf Update.

Eine Vorlage löschen

Um eine Vorlage zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in den Vorlagenmanager.
2. Klicken Sie bei der zu löschenden Vorlage auf Actions.
3. Wählen Sie Delete aus.
4. Ein Popup-Fenster erscheint, in dem Sie die Löschung bestätigen können.
5. Klicken Sie auf OK.

Der Vorlagenmanager lädt neu und die Vorlage wird gelöscht.

Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage löschen, werden alle damit verbundenen Daten ebenfalls gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.