Administrador de Envíos

Introducción

Administrador de Envíos te permite crear, ver, editar y eliminar datos recopilados por tus formularios. Para acceder al Administrador de Envíos, debes ir al Administrador de Formularios y hacer clic en el nombre del formulario. Desde allí, haz clic en Envío (ícono de Avión de Papel). Ahora puedes revisar, editar o eliminar tus envíos.

El Administrador de Envíos, a diferencia de otros administradores de la aplicación, ofrece más funciones para adaptarse de manera flexible a los datos recopilados por tus formularios. Por defecto, mostrará los primeros 4 campos para mantener una compatibilidad perfecta con GridView. Luego, puedes usar la herramienta para configurar qué columnas mostrar u ocultar.

Estas son algunas características del Administrador de Envíos que debes considerar:

• Navegación: El Administrador de Envíos muestra los envíos en forma tabular. En la celda superior de la tabla, se mostrará la etiqueta del campo del formulario y luego los datos del envío correspondientes a ese campo. Los envíos se han ordenado por fecha de creación (cuando fueron enviados). Puedes ordenar tus envíos haciendo clic en la celda "Enviado". Además, el número de envíos mostrados por página se ha definido según el número de filas para toda la aplicación, por defecto es cinco. Para ver más envíos, puedes usar los botones Siguiente y Anterior para avanzar o retroceder.
• Mostrar/Ocultar columnas: Verás un botón con un ícono de Tabla a la derecha del cuadro de búsqueda. Si pasas el cursor sobre él, aparecerá el mensaje "Mostrar/Ocultar Columnas". Si haces clic en este botón, se mostrará una lista con el nombre de cada columna, desmarca la casilla de cualquier nombre de columna y la columna se ocultará, marca la misma casilla y la columna se mostrará. Lo único que debes tener en cuenta en este punto es que no puedes ocultar las columnas "Casilla de Verificación", "Enviado" y "Acciones". Además, deben mostrar al menos dos campos. Si tu formulario tiene muchos campos, usa esta función para organizar tu administrador según tu preferencia. Ten en cuenta que la configuración seleccionada se guardará en tus Preferencias de Usuario, por lo que verás la misma configuración en cualquier navegador o dispositivo utilizado.
• ID de Envío vs Número de Envío vs Números Seriales: Mientras que el ID de Envío es el número que identifica una entrada en todo el sistema, el Número de Envío identifica una entrada en un formulario, es decir, dos formularios diferentes pueden tener el mismo Número de Envío, mientras que nunca pueden compartir el mismo ID. Por su parte, los Números Seriales son el número que identifica una fila en el Administrador de Envíos y está de acuerdo con la página que estamos visualizando. (Ver: Cómo crear números de envío personalizados).

• Redimensionar columnas: Si tu formulario tiene muchos campos, mostrarlos todos puede hacer que los datos se vean demasiado juntos. Usa esta opción para ampliar el ancho de las columnas a un mínimo predefinido. Debes notar que iform4u tiene un diseño responsivo, por lo que aquellos campos que excedan el ancho de la página se ocultarán. Para verlos, podrás desplazarte horizontalmente.
• Restablecer el Administrador: Si has realizado modificaciones en el administrador, por ejemplo, ocultando columnas, puedes volver a la vista predeterminada haciendo clic en el botón "Restablecer".
• Ordenar envíos: Ordenar es una de las herramientas más comunes para la gestión de datos. En iform4u, puedes ordenar los envíos por columnas, en orden ascendente o descendente, haciendo clic en el encabezado de la columna (Etiqueta del Campo).
• Nuevos envíos: Los envíos con la etiqueta "nuevo" al lado de la fecha son los no leídos. Una vez que ingresas para leer el envío, la etiqueta "nuevo" desaparecerá.
• Estado de DOI: Esta es una columna especial que muestra cuándo un envío de formulario ha sido confirmado o no.
• Acciones masivas: Si lo necesitas, puedes "eliminar" o "marcar como leído" o "marcar como no leído" múltiples envíos a la vez. Para esto, marca la casilla de verificación de cada envío que deseas modificar y luego haz clic en el botón superior derecho (ícono de Casilla Marcada). Aparecerá un menú con dos opciones: Eliminar, Marcar como Leído y Marcar como No Leído. Haz clic en la acción requerida. Debes notar que para eliminar envíos, aparecerá una ventana emergente pidiéndote que confirmes tu decisión de eliminar. Cuando haces clic en OK, los envíos serán eliminados. Esta acción no se puede deshacer.

Visualizar un Registro de Envío

Cuando haces clic en una entrada en el Administrador de Envíos, se mostrará una tabla vertical con toda la información recopilada. Por defecto, esta entrada es solo para ver. Para editar la entrada, continúa leyendo hasta encontrar la sección "Editar un Envío".

La información del envío se ha dividido en tres secciones:

1. Detalles del Envío: Muestra la información recopilada por los campos de tu formulario.
2. Información del Remitente: Muestra la información del remitente recopilada por la aplicación. Incluye el país, ciudad, mapa de geolocalización, dirección IP, agente de usuario, página de aterrizaje, URL de referencia. Aparecerá un ícono para indicar si la información de geolocalización se ha obtenido con el consentimiento del usuario.
3. Información Adicional: Muestra el Hash ID del Envío del Formulario. Si los Envíos son editables (Ver: Configuración de Formularios), aparecerá un enlace a la página del formulario para editar esta entrada. Puedes compartir este enlace con tus usuarios finales para permitir la edición. Además, en esta sección puedes ver la fecha en que el Envío ha sido enviado o actualizado y si fue realizado por un usuario con sesión iniciada, aparecerá su nombre de usuario.

Nota: Deja un comentario sobre el envío. Los comentarios solo se pueden ver en el Administrador de Envíos; no se incluyen en las exportaciones.

Editar un Envío

Para editar un Envío, ve al Administrador de Envíos. Luego, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en el envío que deseas editar.
2. Verás la Información del Envío y en la parte superior derecha verás el botón "Editar" (ícono de lápiz).
3. Haz clic en el botón Editar.
4. La tabla vertical se convertirá en un formulario similar al que has creado.
5. Realiza los cambios que necesitas.
6. Envía el Formulario.

Nota: Ten en cuenta que cuando editas un elemento, los datos relacionados con ese envío serán sobrescritos permanentemente.

Crear un Envío

Para crear un envío, ve al Administrador de Envíos. Luego, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en el botón Añadir envío (ícono con el signo más).
2. Verás un formulario similar al que has creado.
3. Realiza los cambios que necesitas.
4. Envía el Formulario.
5. El nuevo Envío aparecerá en el Administrador de Envíos.

Eliminar Envíos

Para eliminar un envío, ve al Administrador de Envíos. Luego, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en el envío que deseas eliminar.
2. Haz clic en el botón rojo Eliminar (ícono de papelera) en la parte superior derecha.
3. Aparecerá una ventana emergente pidiéndote que confirmes tu decisión de eliminar el envío.
4. Haz clic en OK.

Nota: Ten en cuenta que cuando eliminas un elemento, los datos relacionados con ese envío (incluidos los archivos adjuntos) serán eliminados permanentemente.

Imprimir un Envío

Para imprimir un Envío, ve al Administrador de Envíos. Luego, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en el envío que deseas imprimir.
2. Verás la Información del Envío y en la parte superior derecha verás el botón "Imprimir" (ícono de impresora).
3. Haz clic en el botón Imprimir.
4. Se mostrará la vista previa de la página para imprimir en blanco y negro con los detalles del envío.
5. Realiza los cambios que prefieras en la ventana de diálogo de impresión.
6. Haz clic en 'Imprimir'.

Filtrar Envíos

Para filtrar los datos recopilados por el formulario, debes seleccionar el Rango de Fechas y hacer clic en el botón "Filtrar".

Exportar Envíos

Para exportar los datos recopilados por el formulario, debes seleccionar el Rango de Fechas y hacer clic en el botón "Exportar".

Luego, selecciona el formato del archivo que se generará:

• Exportar como CSV
• Exportar como MS Excel
• Descargar Archivos Adjuntos

Buscar Envíos

Para buscar, ingresa los criterios de búsqueda en el cuadro de búsqueda ubicado en la parte superior del Administrador de Envíos. El motor de búsqueda devolverá todas las instancias de la palabra encontrada en todos los campos recopilados.

Es posible encontrar un envío por su ID o Número Personalizado. Para encontrar un envío específico, usa la clave "id" seguida de dos puntos y el ID, o puedes usar la clave "#" seguida de dos puntos y el Número. Por ejemplo, id:123 o #:ORDER-123.

Además, puedes filtrar envíos por estado de Doble Opt-In (DOI). Para encontrar/listar entradas de correo electrónico confirmadas, usa la palabra clave "status:confirmed" (sin las comillas dobles), y para encontrar/listar entradas de correo electrónico no confirmadas, usa la palabra clave "status:unconfirmed" (sin las comillas dobles).

Gestión de Archivos

Puedes gestionar los archivos enviados con tus formularios. Básicamente, la gestión de archivos te permite:

• Ver los archivos enviados asociados con el campo utilizado (etiqueta).
• Subir archivos al crear Envíos de Formularios usando el Administrador de Envíos.
• Actualizar archivos subidos.
• Eliminar archivos

¡Importante! Al intentar actualizar un archivo de Envío realizado antes de la actualización a la versión 1.3.6, los archivos más antiguos aparecerán al final de la lista de archivos subidos. Puedes eliminarlos cuando lo consideres apropiado.

Reenviar un Correo de Notificación o Confirmación

Si tu formulario ha sido configurado para enviar confirmaciones o notificaciones por correo electrónico, aparecerá un botón de Correo en la página de Detalles del Envío. Para reenviar cualquiera de estos correos, simplemente haz clic en ellos y confirma que deseas enviarlos.