Gestionnaire de Soumissions

Introduction

Le Gestionnaire de Soumissions vous permet de créer, visualiser, modifier et supprimer les données collectées par vos formulaires. Pour accéder au Gestionnaire de Soumissions, vous devez aller dans le Gestionnaire de Formulaires et cliquer sur le nom du formulaire. De là, cliquez sur Soumission (icône d’avion en papier). Vous pouvez maintenant vérifier, modifier ou supprimer vos soumissions.

Le Gestionnaire de Soumissions, contrairement aux autres gestionnaires de l'application, offre plus de fonctionnalités pour s'adapter de manière flexible aux données collectées par vos formulaires. Par défaut, il affichera les 4 premiers champs afin de maintenir une parfaite compatibilité avec la VueGrille. Ensuite, vous pouvez utiliser l'outil pour configurer quelles colonnes afficher ou masquer.

Voici quelques fonctionnalités du Gestionnaire de Soumissions que vous devriez considérer :

• Navigation : Le Gestionnaire de Soumissions affiche les soumissions sous forme de tableau. Dans la cellule supérieure du tableau, l'étiquette du champ du formulaire sera affichée, suivie des données de soumission correspondant à ce champ. Les soumissions sont triées par date de création (quand elles ont été envoyées). Vous pouvez trier vos soumissions en cliquant sur la cellule "Soumis". De plus, le nombre de soumissions affichées par page a été défini en fonction du nombre de lignes pour l'ensemble de l'application, par défaut cinq. Pour voir plus de soumissions, vous pouvez utiliser les boutons Suivant et Précédent pour avancer ou reculer.
• Afficher / Masquer les colonnes : Vous verrez un bouton avec une icône de Tableau à droite de la zone de recherche. Si vous survolez ce bouton avec la souris, le message "Afficher / Masquer les Colonnes" apparaît. Si vous cliquez sur ce bouton, une liste avec le nom de chaque colonne sera affichée. Décochez le nom de toute colonne pour la masquer, cochez-le pour l'afficher. La seule chose à garder à l'esprit à ce stade est que vous ne pouvez pas masquer les colonnes "Case à cocher", "Soumis" et "Actions". De plus, elles doivent afficher au moins deux champs. Si votre formulaire comporte de nombreux champs, utilisez cette fonctionnalité pour organiser votre gestionnaire selon vos préférences. Prenez en compte que la configuration sélectionnée sera enregistrée dans vos Préférences Utilisateur, vous verrez donc la même configuration sur n'importe quel navigateur ou appareil utilisé.
• ID de Soumission vs Numéro de Soumission vs Numéros Sériels : Alors que l'ID de Soumission est le numéro qui identifie une entrée dans tout le système, le Numéro de Soumission identifie une entrée dans un formulaire, c'est-à-dire que deux formulaires différents peuvent avoir le même Numéro de Soumission, tandis qu'ils ne peuvent jamais partager le même ID. Pour sa part, les Numéros Sériels sont les numéros qui identifient une ligne dans le Gestionnaire de Soumissions et sont en accord avec la page que nous visualisons. (Voir : Comment créer des numéros de soumission personnalisés).

• Redimensionner les colonnes : Si votre formulaire comporte de nombreux champs, les afficher tous peut rendre les données trop rapprochées. Utilisez cette option pour étendre la largeur des colonnes à un minimum prédéfini. Vous devez noter qu’iform4u dispose d’un design réactif, donc les champs qui dépassent la largeur de la page seront masqués. Pour les voir, vous pourrez faire défiler horizontalement.
• Réinitialiser le Gestionnaire : Si vous avez apporté des modifications dans le gestionnaire, par exemple, en masquant des colonnes, vous pouvez revenir à la vue par défaut en cliquant sur le bouton "Réinitialiser".
• Trier les soumissions : Le tri est l’un des outils les plus courants pour la gestion des données. Dans iform4u, vous pouvez trier les soumissions par colonnes, par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur l’en-tête de la colonne (Étiquette du Champ).
• Nouvelles soumissions : Les soumissions avec l’étiquette "nouveau" à côté de la date sont celles non lues. Une fois que vous entrez pour lire la soumission, l’étiquette "nouveau" disparaîtra.
• Statut DOI : Il s’agit d’une colonne spéciale qui indique si une soumission de formulaire a été confirmée ou non.
• Actions en masse : Si nécessaire, vous pouvez "supprimer", "marquer comme lu" ou "marquer comme non lu" plusieurs soumissions à la fois. Pour ce faire, cochez la case de chaque soumission à modifier, puis cliquez sur le bouton en haut à droite (Icône de Case Cochée). Un menu avec deux options apparaîtra : Supprimer, Marquer comme Lu et Marquer comme Non Lu. Cliquez sur l’action requise. Vous devez noter que pour éliminer des soumissions, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer votre décision de supprimer. Lorsque vous cliquez sur OK, les soumissions seront supprimées. Cette action est irréversible.

Visualiser un Enregistrement de Soumission

Lorsque vous cliquez sur une entrée dans le Gestionnaire de Soumissions, un tableau vertical avec toutes les informations collectées sera affiché. Par défaut, cette entrée est en mode lecture seule. Pour modifier l’entrée, continuez à lire jusqu’à trouver la section "Modifier une Soumission".

Les informations de soumission ont été divisées en trois sections :

1. Détails de la Soumission : Affiche les informations collectées par vos champs de formulaire.
2. Informations sur l’Expéditeur : Affiche les informations de l’expéditeur collectées par l’application, y compris le pays, la ville, la carte de géolocalisation, l’adresse IP, l’agent utilisateur, la page d’atterrissage, l’URL du référent. Une icône apparaîtra pour indiquer si les informations de géolocalisation ont été obtenues avec le consentement de l’utilisateur.
3. Informations Supplémentaires : Affiche l’ID de hachage de la Soumission de Formulaire. Si les Soumissions sont modifiables (Voir : Paramètres du Formulaire), un lien vers la page du formulaire pour modifier cette entrée apparaîtra. Vous pouvez partager ce lien avec vos utilisateurs finaux pour permettre l’édition. De plus, dans cette section, vous pouvez voir la date à laquelle la Soumission a été envoyée ou mise à jour et, si elle a été effectuée par un utilisateur connecté, son nom d’utilisateur apparaîtra.

Remarque : Laissez un commentaire sur la soumission. Les commentaires ne peuvent être consultés que dans le Gestionnaire de Soumissions — ils ne sont pas inclus dans les exportations.

Modifier une Soumission

Pour modifier une soumission, allez dans le Gestionnaire de Soumissions. Ensuite, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur la soumission à modifier.
2. Vous verrez les Informations de Soumission et en haut à droite, le bouton "Modifier" (icône de crayon).
3. Cliquez sur le bouton Modifier.
4. Le tableau vertical deviendra un formulaire similaire à celui que vous avez créé.
5. Effectuez les modifications nécessaires.
6. Soumettez le formulaire.

Remarque : Gardez à l’esprit que lorsque vous modifiez un élément, les données liées à cette soumission seront écrasées de manière permanente.

Créer une Soumission

Pour créer une soumission, allez dans le Gestionnaire de Soumissions. Ensuite, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une soumission (icône avec le signe plus).
2. Vous verrez un formulaire similaire à celui que vous avez créé.
3. Effectuez les modifications nécessaires.
4. Soumettez le formulaire.
5. La nouvelle soumission apparaîtra dans le Gestionnaire de Soumissions.

Supprimer des Soumissions

Pour supprimer une soumission, allez dans le Gestionnaire de Soumissions. Ensuite, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur la soumission que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer rouge (icône de poubelle) en haut à droite.
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer votre décision de supprimer la soumission.
4. Cliquez sur OK.

Remarque : Gardez à l’esprit que lorsque vous supprimez un élément, les données liées à cette soumission (y compris les pièces jointes) seront supprimées de manière permanente.

Imprimer une Soumission

Pour imprimer une soumission, allez dans le Gestionnaire de Soumissions. Ensuite, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur la soumission à imprimer.
2. Vous verrez les Informations de Soumission et en haut à droite, le bouton "Imprimer" (icône d’imprimante).
3. Cliquez sur le bouton Imprimer.
4. Un aperçu de la page à imprimer sera affiché en noir et blanc avec les détails de la soumission.
5. Effectuez les modifications souhaitées dans la fenêtre de dialogue de l’imprimante.
6. Cliquez sur 'Imprimer'.

Filtrer les Soumissions

Pour filtrer les données collectées par le formulaire, vous devez sélectionner la Plage de Dates et cliquer sur le bouton "Filtrer".

Exporter les Soumissions

Pour exporter les données collectées par le formulaire, vous devez sélectionner la Plage de Dates et cliquer sur le bouton "Exporter".

Puis sélectionnez le format du fichier à générer :

• Exporter en CSV
• Exporter en MS Excel
• Télécharger les Pièces Jointes

Rechercher des Soumissions

Pour rechercher, entrez les critères de recherche dans la zone de recherche située en haut du Gestionnaire de Soumissions. Le moteur de recherche renverra toutes les instances du mot trouvé dans tous les champs collectés.

Il est possible de trouver une soumission par son ID ou Numéro Personnalisé. Pour trouver une soumission spécifique, utilisez la clé "id" suivie de deux-points et de l’ID, ou vous pouvez utiliser la clé "#" suivie de deux-points et du Numéro. Par exemple, id:123 ou #:ORDER-123.

De plus, vous pouvez filtrer les soumissions par statut Double Opt-In (DOI). Pour trouver/lister les entrées d’emails confirmés, utilisez le mot-clé "status:confirmed" (sans les guillemets), et pour trouver/lister les entrées d’emails non confirmés, utilisez le mot-clé "status:unconfirmed" (sans les guillemets).

Gestion des Fichiers

Vous pouvez gérer les fichiers envoyés avec vos formulaires. Fondamentalement, la gestion des fichiers permet de :

• Visualiser les fichiers envoyés associés au champ utilisé (étiquette).
• Télécharger des fichiers lors de la création de Soumissions de Formulaire en utilisant le Gestionnaire de Soumissions.
• Mettre à jour les fichiers téléchargés.
• Supprimer des fichiers

Important ! Lors de la mise à jour d’un fichier de Soumission effectué avant la mise à niveau vers la version 1.3.6, les fichiers plus anciens apparaîtront en bas de la liste des fichiers téléchargés. Vous pouvez les supprimer lorsque vous le jugez approprié.

Renvoyer une Notification ou un Email de Confirmation

Si votre formulaire a été configuré pour envoyer des confirmations ou des notifications par email, un bouton Email apparaîtra dans la page des Détails de la Soumission. Pour renvoyer l’un de ces emails, il vous suffit de cliquer dessus et de confirmer que vous souhaitez les envoyer.